2008.05.08
「電話の話など・・・」
連休明け２日目、引き続き東奔西走の一日は、同友会理事会引けのH田さんとのピザ＆コークで終了です。お疲れ様でした。
さてさて、先日コミュニケーションのお話をしましたが、難しいですよね、コミュニケーション。伝わってるつもりが、相手には全く伝わってなかったり、「白」だと伝えたつもりが「黒」と伝わったり・・・。間違いの程度にもよりますが、間違って伝わるなら、いっそのこと全く伝わらない方がいい場合もある。
そんなコミュニケーションの手段として、私たちは従来の対面での会話に加え、電話やFAXといった通信手段を手に入れ、現代はこれにメールやブログなどを含めたインターネットも利用するようになりました。
電話も、従来の固定電話に加え、今や携帯電話があたり前。私の携帯も一日の着信・発信はそれぞれ２０件から多いときは５０件以上にもなります。
で、携帯電話は個人を目指してかかってくるため、取れないときも多々あります。
「なんで出ないんだ！こんな時間に・・・」
とお怒りはごもっともですが、実はトイレ中かもしれません。リアルタイムかどうかはさておき、確実に連絡を取られたい場合は、会社の電話になるのですが・・・。
固定電話なら、私が出られなくても社員さんがちゃんととってくれます。問題はその時の応対です。
１．あいにく外出中となっております。
*いないからしょうがないです。急ぎかどうか、帰社時間をお知らせするとか、念のために連絡先は必ずお聞きしておきましょうね。
２．ただ今、席空きとなっております。
*こんな時は、大概トイレですね。外出中の場合は、「席空き」ではありませんから・・・。５分以内には出てこられないかも・・・。
３．ただ今、会議中です。
*基本的にはこれはないですね。特に社内会議や社内ミーティングの場合、お客様からのお電話より大事な会議なんてあり得ないわけですから！取次ぎが必要です。
４．あいにくただ今、来客中です。
*お電話いただいたお客様より先に、別のお客様と打ち合わせが始まってる場合は、あらためてこちらからご連絡差し上げなければならないかもしれません。でもこんな場合でも「来客中」ではなく、「接客中」ですね。
５．そのような内容のお電話は、お取次ぎできません。
*まあ、そういうことでしょうか？お客様からのお電話では、ありえないことですが・・・。
さてさて、今日はビジネスマナー風の投稿になりましたが、社員さん、ちゃんと読んでくださいね！社員さんへのお願いをブログでしている、今日もトホホな社長でありました。
PS：某会事務局さん、「会議中」で出られないってよく聞くんですが、会員は取引先？それとも顧客？